Firemné emaily cez Gmail (presmerovanie na Gmail alebo prostredníctvom GSuite)

V dnešnej dobe veľa firiem nerieši firemné emailové kontá a používajú nieco@gmail.vom, niečo@zoznam.sk, icloud.com ,… Mailových služieb je pomerne veľa.  Nie je to strašné požívať na firemnú komunikáciu tieto nekomerčné služby a aj pomerne bežné, ale nepôsobí to veľmi profesionálne. Vždy je to skôr taký ukazovať malej firmy, ktorá veľmi nedbá o svoje meno a o marketing.  Keď vám už teda vznikne potreba pre váš biznis zabezpečiť firemné emaily ako info@vasa-firma.sk , podpora@vasa-firma.sk , tak v rámci vášho hostingového balíka, ktorý máte zakúpený k vašej doméne vasa-firma.sk, máte aj mailové služby vždy automaticky bezplatne, bez ohľadu na prevádzkovateľa hostingu. Je to tak všade. Čo je už ale rozdielne je, aké prostredia využívajú pre správu emailov. Najčastejšie to býva Aplikácia RoundCube – https://www.roundcube.sk/ alebo Horde. Samozrejme každý hosting podporuje aj možnosť nadstaviť si emailovú poštu do externých aplikácií cez POP3 (IMAP) a SMTP  ako napr Outlook, Thunderbird  , prípadne do mobilných aplikácií, ktoré vám zabezpečia fungovanie firemných emailov na vašom smarfone.  

Čoraz častejšie sa ale u zákazníkov stretávam  s tým, že používajú hlavne Gmail dlhé roky, sú zvyknutý na to prostredie, či už na PC alebo na mobile a nechcú sa učiť alebo zvykať si na iné prostredie a padne vždy otázka: Ako používať firemný email v Gmail prostredí?    

V princípe existujú dve možnosti ako je toto možné. Jedno jednoduché a zadarmo a druhé profesionálne s množstvom bonusov ale spoplatnené.

1. riešenie ako používať Gmail pre vaše firemné emaily – presmerovanie

Či máte hosting u Websuportu, Wy, Webhouse, Euroserver, … všade je možné v administrácií hostingu presmerovať firemný emaily na akýkoľvek iný email.  Ako príklad uvádzam nižšie hosting WY.sk, kde v administrácií hostingu idete na položku  Emaily a tu na Presmerovania. Tu si viete ku každému vytvorenému firemnému emailovému kontu priradiť aj presmerovanie, na jeden alebo viac iných účtov.

 

 

Takýmto spôsobom si nasmerujete všetku vašu prichádzajúcu poštu na váš Gmail mailový účet.  Ak vám stačí , že prijímate emaily z firemného prostredia do tohto  Gmail účtu a nezáleží vám na to, že zákazníkom potom odpisujete z gmail účtu, tak v podstate máte prácu skončenú.

Ak by ste si chceli nejako firemnú poštu oddeliť od súkromnej, tak si potom viete napr vytvoriť nový adresár v Gmaile a smerovať sem všetky emaily s pravidlom “ak je príjmateľ info@vasa-firma.sk …”   . Vďaka tomu budete mať poštu triedenú.

Ak by ste chceli ale aj odpisovať z Gmail prostredia pod hlavičkou vašeho firemného emailu, tak potrebujete nadstaviť SMTP server vášho firemného emailu do Gmailu. Tento SMTP server slúži na odosielanie pošty a tak budete vedieť odposlať email z Gmailu cez váš firemný email info@vasa-firma.sk .

Ako prvé si musíme zistiť aký máte SMTP server. To sa líši hosting od hostingu. Ukážem na príklade hostingu od Wy.sk, kde si kliknete na Emaily a tu na Nadstavenie emailov a posledná záložka Nadstavenie emailových klientov vám odhalí SMPT server (Server obchádzajúcej pošty) .

 

 

SMTP server si skopírujeme a ideme do Gmail účtu, kde klikneme na Settings a tu See All settings.

 

 

V nadstaveniach ideme na záložku Accounts and Import. A tu klikneme na Add another email address.

 

 

 

Zadáte si Názov emailového konta a samotnú emailovú adresu, ktorú budeme využívať (teda info@vasa-firma.sk ) Klikneme Next Step.

V ďalšom okne potom nadefinujete SMPT server podľa informácií vo vašom hostingu a pridáte prihlasovanie meno a heslo (väčšinou zhodné ako  prihlasovanie údaje na daný firemný email).

 

A máte nadstavené odosielanie firemných emailov z Gmail účtu.

Keď si kliknete na vytvoriť novú správu, tak viď obrázok nižšie, máte na výber či email odošlete z firemného emailu alebo súkromného.

 

 

2. Profesionálne vytvorenie firemného emailu v Gmaile cez G Suite

 

Vytvorenie firemného emailu cez G Suite nie je až také jednoduché ako presmerovanie  emailov na gmail podľa predchádzajúceho bodu.

Je na to potrebná znalosť problematiky DNS záznamov domény, plus komplikovanejšie a spoplatnené založenie účtu na G Suite. Odporúčam nechať tento krok skôr na vašich webmastrov. 

 

V princípe potrebujete:

  • Založiť si účet na G Suite: https://workspace.google.com/ .
  • V účte si pridáte doménové meno, ktoré chcete v rámci G Suite využívať (vasa-domena.sk) .
  • Zvolíte si aký platený účet budete používať – https://workspace.google.com/pricing.html .
  • Následne sa nadstavia MX DNS záznamy na servery na miesto pôvodných (čo má nadstavený defaultne hostingový provider) za tie, čo vám ponúka Google.
Name/Host/AliasTime to Live (TTL*)Record TypePriorityValue/Answer/Destination
@ or leave blank3600MX1ASPMX.L.GOOGLE.COM
@ or leave blank3600MX5ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM
@ or leave blank3600MX5ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM
@ or leave blank3600MX10ALT3.ASPMX.L.GOOGLE.COM
@ or leave blank3600MX10ALT4.ASPMX.L.GOOGLE.COM
  • A následne verifikujete to, že ste vlastníkom danej domény vy cez TXT DNS záznam, kódom, ktorý vám systém G Suite vygeneruje.
  • Potom ako overíte vlastníctvo domény máte účet vytvorený a viete si cez https://admin.google.com/ (viď obrázok vyššie) a tu záložka Users vytvoriť toľko firemných emailov niečo@vasa-firma.sk koľko len chcete. Treba mať ale na zreteli, že toto je platený balík, ktorý viď https://workspace.google.com/pricing.html  stojí cca 5,5 € / mesiac / účet. Čiže každý emailový účet vás niečo bude stáť. Dostávate v tom ale komplet balík služieb od google pre Vašu správu firmy ako Drive, Meet, Kalendár, Chat, Doc, kde si viete prostredníctvom týchto vytvorených firemných gmail účtov všetky dáta sharovať.

Celý tento proces si môžete pozrieť na napr. tomto video-návode:

Záver

Ak nie ste veľký firma, či firma, ktorá má tendenciu využívať viac služieb z G Suite balíka, tak sa vám neoplatí ísť touto platenou formou a stačí vám firemné emaily presmerovať  na váš jestvujúci gmail účet, prípadne si na tento účel viete založiť nejaký nový gmail mail.